Organisasi & Metode (Tugas 3)

FILING

            Pengertian FILING adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang ber-hubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.Dari pengertian tersebut di atas dapat kita simpulkan, Hal yang paling pokok dalam FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah ditemukan kembali. Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan ? Pentingnya suatu FILING dilakukan menyangkut:

 a.    Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang   disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu-waktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kema-juan-kemujuan dan perubahan organisasi. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyangki t dengan proses pemgambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingg i kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manajer sangat perlu diperhatikan. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manejer yang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebut diperlukan dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS.

Papers tersebut antara lain:

- Surat pembayaran barang.

- Surat penerimaan barang.

- Surat hutang .

- Surat asuransi

- Surat penjualan barang.

- Surat pengiriman barang.

- Surat-surat administrasi kepegawaian.

- Sura-surat pembayaran pajak.

- Surat perjanjian perdagangan

- Surat-surat jaminan.

- Laporan- laporan keuangan perusahaan Daftar harga-harga bahan-bahan dasar. dan surat-surat yang lainnya

 Semua surat-surat yang tersebut di atas di samping yang belum termasuk ke dalan surat-surat di atas sangat penting gunanya bagi perusahaan, karena suarat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perenca naan masa depan maupun target-target perusahaan yang hendak dicapai sampai dengai masalah dalam pengambilan keputusan.

2.   PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE

 Mengingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers ke dalam file dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin ke-absahannya, kebersihannya maupun keamanannya. Untuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya

1. Sistem penyusunan papers menurut abjad.

2. Sistem penyusunan papers menurut subyek.

3. Sistem penyusunan papers menurut nomor.

4. Sistem penyusunan papers menurut daerah.

5. Sistem penyusunan papers menurut waktu.

1. Menurut Abjad (alphabetical).

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya berdasarkan:

a. Nama orang, nama pendaftar nama mahasiswa, dan sebagainya.

Misalnya : Tanti Edipeni.

Sutanto Permadi Intan Pandanarum

b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Misalnya : - Rotasi jabatan

- Pengunduran diri pegawai.

- laporan Rugi laba, dan sebagainya.

 Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers-papers yang ber-sangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama dise-lipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untuk setiap pergantian nama atau topik ditulis ke dalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya.

2. Menurut Subyek

  Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata-mata abjadnya saja. Misalnya dalam perusahaan dagang maka urutan penyusunan dapat diatur pertama-tama file barang tahan lama, kemudian barang-barang yang tahan sementara wal tu kemudian file barang yang harus cepat habis jual. Jadi berdasarkan masing-masing subyek tersebut untuk kemudian filingnya menurut abjad sesuai dengan ketentuan. Dengan dimasukkannya papers-papers tersebut ke dalam file akan memudahkan kita untuk dengan cepat menemukan file yang dibutuhkan sesuai dengan urutan subyek yang diperlukannya. Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang berbeda) dari masing masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan seperti ini biasanya digunakan untuk papers-papers semacam cek, wese . surat-rurat pembelian dan sebagainya. Misalnya untuk bidang keuangan dan administrasi diberi nomor 3 dan bidang ini terbagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya bagian penerimaan. bagian penjualan dan bagia pemberian kredit, maka nomor-nomor serinya dapat disusun sebagai berikut :

a. Bagian penerimaan

b. Bagian penjualan

c. Bagian pemberian kredit

Dan selanjutnya.

Penomoran tersebut diatas disebut segabai sistem digit, yang sistem ini dimaksudka untuk mempercepat pemrosesan data secara otomatis atau menggunakan komputer. Untu inilah kemudian perkembangan penggunaan komputer untuk data prosesing semaki berkembang.

4. Menurut Daerah

Filing cara ini digunakan pada instansi antau perusahaan-perusahaan yang mempu nyai kantor cabang di daerah. Adapun urutan filingnya dapat dinyatakan sebagai berikut

-      Papers untuk urusan kantor pusat.

-      Papers untuk urusan kantor cabang yang terletak di daerah propinsi.

-      Papers untuk urusan kantor yang terletak di daerah tingkat II. dan| seterusnya.

Dengan sistem file ini sebaikanya menggunakan sistem tabs atau kertas yang menonjol untuk menjadi sekat dengan bagian yang lain. Perlu diketahui bahwa sistem filing dengan cara ini banyak atau luas di pakai dikalangan milker, perpajakan, asuransi perusahaan dagang, penjualan motor dan sebagainya. Manfaat penggunaan sistem file ini dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing- masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja. penghasilan, biaya ataupun perseorangan yang dibu-tuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. Menurut urutan waktu

 Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa sistem ini sangat ditunjang keberhasilaannya dengan memakai sistem tabs. Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagihan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespodensi dan sebagainya. Manfaat sistem ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, berapa jumiahnya dan berapa denda atau biaya yang akan ditanggung dalam jangka waktu pendek. kapan saat mendesaknya dan sebagainya. 

3. PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA

 Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu-waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi. Kalau dulu semua surat yang dianggap penting akan disimpan dalam suatu tempat tertentu maka dengan perkembangan perusahaan tempat yang dibutuhkan untuk penyim¬panan data semakin besar. Oleh karena itu dicari cara yang lebih efisien dalam menyim-pan data yang penting bagi perusahaan. Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyim¬panan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik komputer di mana dengan perkembangan teknologi komputer maka sekarang dapat digunakannya masin-mesin Electronic Data Processing, pita-pita suara, laser disc, compact disc dsb. Dengan mengikuti perkembangan komputer maka dapat diikuti kemudahan-kemudahan yang bisa dilakukan dalam penyimpanan data maupun dalam penemuan data kembali. Hanya saja semua papers dalam suatu filing tidaklah harus disimpan selamanya atau harus disimpan semuanya. Ada batas-batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau per-lukan surat-surat tertentu kita masukkan ke dalam suatu file. Untuk kebijaksanan tersebut yaitu masalah bagaimana penerapan suatu sisten filing benar-benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papers dapat kita pelajari dalam ke-bijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

sumber:: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab6_filing.pdf

Organisasi & Metode (Tugas 2)

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

 PENGERTIAN KOMUNIKASI
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi :
1. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
2. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
3. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

DASAR-DASAR KOMUNIKASI
Komunikasi mempunyai dasar-dasar sebagai berikut :
> Niat menyangkut :
Apa yang akan disampaikan
Siapa sasarannya
Apa yang akan dicapai
Kapan akan disampaikan
> Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu:
· Faktor obyektif : merupakan rangsang yang kita terima
· Faktor subyektif : merupakan faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus
> Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada sasaran, menafsirkan informasi yang diterima tergantung pada pendidikan, pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir seseorang.
> Lekat merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima.
> Libat merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.
Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :
1.Komunikator
2.Menyampaikan berita
3.Berita-berita yang disampaikan
4.Komunikasi
5.Tanggapan atau reaks

Fungsi komunikasi dalam organisasi
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan organisasi
- Menentukan area permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi
- Mendapatkan informasi baru
- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan
- Harga diri anggota

JENIS KOMUNIKASI ORGANISASI

> KOMUNIKASI INTERNAL
Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].
Dua dimensi komunikasi internal :

> KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
” Downward Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

> KOMUNIKASI HORISONTAL
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

> KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

> KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.

> BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
    a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.
A——–àß———–B
    b. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
   a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
   b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
Perawat—– ® ¬ ——Pengunjung puskesmas
   c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.
Perawat—– ® ¬ ——Pasien

3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
   a. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
A ——————® B
   b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.

1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim.

6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
  
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.Dari segi sifatnya :

a. Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.

b. Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.

c. Komunikasi Verbal

d. Komunikasi Non Verbal

2. . Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal
b. Komunikasi Informal
Komunikasi Informal

•Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

•Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

•Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Hambatan dari Proses Komunikasi
· Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
· Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
· Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
· Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
· Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
· Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.

CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima berita
- bagaimana latar belakang pendidikannya,
- bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
- sejauh mana minat dan perasaanya
3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan


KESIMPULAN
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima. Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses komunikasi kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan non verbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi non verbal atau bahasa(gerak) tubuh.Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan dan mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yg mutualisme antara keduanya.

Sumber dan referensi:
http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id/files/2009/05/komunikasi-dalam-organisasi.doc
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi

Organisasi & Metode (Tugas 1)

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA

1. Pengertian

Dalam mengartikan tata kerja, prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.Tatakerja merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berguna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal. Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Misalnya :
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan Gunadarma adalah sebagai berikut :
1. Mengklasifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesia.
2. Memberikan kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama pengarang maupun gabungan keduanya (Melaksanakan pengkodean buku coding).
3. Mengatur buku-buku yang sudah diberi kode di tempat yang sudah disediakan.
4. Menentukan jangka waktu peminjaman dan pengembalian buku hingga tersusun rapi seperti semula.

Dari contoh tersebut untuk masing- masing kegiatan biasanya dibagi lagi tata kerja dan prosedurnya sehingga bisa dilaksanakan dengan baik. Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya baik tata kerja, prosedur maupun sistem merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiga-tiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.



2. Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja.

Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:

1. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhati kan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal prosedur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.

6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

7. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability and flexibility). Stabilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsure tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannnya saling pergantian tugas, sehingga misalnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

8. Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatenessnya.

9. Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut sebagai skema arus kerja (work flowchart) atau skema proses kerja (work prosedures chart).

10. Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku pedoman (manuals book) tentang hal-hal itu mutlak perlu dipersiapkan, untuk itu maka adanya staf khusus sebagai O & M Spesialist adalah mutlak diperlukan.




Sumber:  http://sulimah-mhiyu.blogspot.com/2009/11/tugas-teori-organisasi-umum-i.html#/