Menghadapi Hari Kematian Internet

Sekarang ini, semua sudah terhubung dengan internet. Di banyak hal memang benar-benar membantu kita di kehidupan, terutama cara berkomunikasi dan berinteraksi. Tidak hanya berinteraksi dengan sesama manusia, tapi juga berinteraksi dengan non-human, mesin, atau sebuah sistem.
Hampir semua orang yang saya kenal sekarang mempunyai sebuah identity di dunia maya, entah web page, blog maupun social networking profile. Bahkan juga saya banyak kenal orang dari internet, tahu kegiatan orang-orang tersebut dari hasil sharingnya di dunia maya. Batas-batas privasi telah diperlebar dan definisinya diubah. Masing-masing mempunyai pemahamannya sendiri yang mungkin bagus ataupun malah merugikan.
Kita jadi berinteraksi dengan banyak orang dalam waktu yang lebih singkat dan paralel. Informasi masuk ke diri kita dengan sangat cepat dan dalam pecahan yang kecil-kecil. Otak kita jadi terlatih untuk menerima arus informasi dalam jumlah banyak secara bersamaan. Contoh nyatanya adalah Twitter.
Seperti inilah komunikasi jaman sekarang. Kita harus pintar-pintar memilih pecahan informasi kecil mana yang penting untuk disimpan dalam memori kita. Atau hal-hal apa yang sebenarnya tidak ada kepentingannya dengan kita tapi menguras energi dan waktu kita.

Kenyataan yang Maya
Apakah kamu familiar dengan skenario ini?
Bangun tidur ngecek timeline Twitter. Sambil nunggu sarapan beres, check email. Terus ngeliat foto-foto weekend unggahan temen kamu. Lalu twitteran lagi sambil sarapan.
Lalu begitu sampai di kantor langsung check-in Foursquare supaya title mayor enggak keambil oleh orang lain. Dan begitu seterusnya, orang lebih banyak menghabiskan waktu dengan menatap smartphone-nya dibanding dengan bertatap dengan orang lain secara langsung.
Ya memang dalam pekerjaan sehari-hari kita bertemu dengan real-people dan juga menghadapi real-problem. Tapi terkadang dunia maya di gadget kecil kita itu lebih menarik dari pada dunia nyata yang kita hadapi secara langsung. Alhasil orang lebih banyak lari ke dunia kecil yang indah untuk mengekspresikan atau bahkan menjadi seseorang yang tidak mungkin dia lakukan di dunia nyata.
Karena kesehariannya sudah berjalan rutin seperti itu lama-kelamaan orang menjadi terbiasa dan nyaman. Atau mungkin kata yang lebih tepatnya: ketergantungan.

Hari Kematian Internet Tiba
Apa yang harus kita persiapkan pada saat hari kematian Internet tiba? Setelah selama beberapa tahun belakangan ini kehidupan kita dimanjakan oleh kecanggihan dan kemudahan oleh teknologi, apa saja yang telah direnggut oleh internet dari kehidupan kita? Hal nyata apa yang telah hilang dan digantikan oleh kode-kode digital?
Secara tidak sadar dan pelan orang telah mengganti cara hidupnya selama 10 tahun belakangan ini. Contoh paling simplenya adalah menulis. Berapa banyak dari kita orang dewasa yang sudah merasa kaku untuk menulis tangan karena selama ini tidak pernah menulis di atas kertas lagi. Surat menyurat melalui email, berhitung menggunakan kalkulator, berbicara menggunakan instant messenger service, dsbnya. Peran mulut untuk berbicara telah tergantikan oleh 10 jari yang menari di atas keyboard, dan banyak hal lainnya.
Apa yang bisa dilakukan untuk kembali hidup seperti masa lalu lagi secara analog?

No Google!
Ini adalah sila pertama dalam peraturan dasar hidup analog. Tidak menggunakan layanan Google sama sekali, mulai dari search engine, email, map, earth, picture, dan semuanya yang Google sediakan.
Untuk mencari tau mengenai suatu hal kita gak bisa menggunakan search engine. Kamu harus mulai mencoba mencari suatu hal dengan usaha kamu sendiri, dan dengan bertanya ke manusia lain secara real. Yang ditantang disini adalah kemampuan kamu dalam bersosialisasi dengan orang baru secara nyata untuk mendapatkan informasi. Bisa juga dengan mendatangi perpustakaan dan mencari pecahan informasi dalam deretan buku-buku yang ada disana.
Kalau selama ini kita terbiasa tinggal memasukan nama tempat atau jalan untuk melihat peta, maka pada hari kematian internet kita harus kembali menggunakan peta biasa. Harus bisa mencari lokasi peta dan menelusuri jalan yang tersebar pada ratusan lembar halaman.

Langganan surat kabar.
Karena sudah tidak bisa browsing internet lagi maka kamu harus langganan surat kabar supaya enggak ketinggalan berita sehari-hari. Yang penting adalah langganan koran pagi dan sore, karena untuk koran pagi kamu bisa baca apa yang terjadi kemarin sore hingga malem, dan koran sore untuk yang terjadi dari pagi hingga siang. Yah semua beritanya sih telat 1 hari, setidaknya kamu sudah bisa ikut dalam pembicaraan sehari-hari. Efeknya adalah waktu akan terasa lebih lambat dan lebih panjang karena informasi yang kita dapat tidak terlalu deras.

Keluar dari semua social networking platform.
Hapus semua account Twitter, Facebook, MySpace, FourSquare, Koprol, dan lainnya. Mulai coba hidup dengan tenang tanpa tahu teman kamu hari ini ngeluh apa dalam perjalanan pulang kantor yang macet. Kamu juga enggak perlu tahu teman kamu sarapan apa pada pagi harinya, dan informasi-informasi lain yang sebenarnya tidak kamu butuhkan. Kamu pasti akan lebih fokus dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari yang utama tanpa distraction tersebut.
Untuk menghubungi seseorang akan butuh usaha lebih dari sekedar PING!! dan mention. Manusia akan kembali berbicara menggunakan mulut dan suaranya, tidak lagi dengan text dan jarinya.
Kalau udah berpergian rasanya seperti lepas dari manapun. Perjalanan dari rumah menuju tempat nongkrong rasanya kaya jalan sendirian di terowongan sunyi yang dindingnya rapat semua. Baru bisa dihubungi apabila sudah stay di sebuah tempat. Mau kabur sejenak untuk mewujudkan me time rasanya gampang banget.

Sign out dari e-mail.
Bikin PO Box atau alamat rumah saja untuk urusan surat menyurat. Dan supaya gak numpuk sampah, bikin satu lagi PO Box khusus brosur-brosur iklan atau promosi yang gak penting untuk supaya langsung dibuang ke sampah. Prinsipnya semacam bikin account/folder khusus spam di email kamu supaya langsung di trash. Siapkan folder untuk menyimpan kertas-kertas dan dokumen yang dikirim ke rumah kamu.

Album foto.
Buat kita yang hobi foto mungkin upload ke Facebook adalah hal yang paling mudah dan nyaman. Semua foto bisa kita upload sebanyak apapun tanpa mengeluarkan biaya lagi. Apabila internet sudah mati, maka untuk masalah foto ini akan kembali menjadi hal yang mahal dan butuh banyak biaya, untuk cetak dan untuk menyimpannya dengan baik di dalam album foto. Foto akan menjadi barang yang value-nya lebih spesial dan pribadi karena tidak akan mudah lagi untuk diperbanyak seperti halnya foto digital.

No copy-paste ucapan.
Persetan dengan sms-sms copy paste yang membuat handphone kamu lemot pada hari raya. Kartu-kartu ucapan yang sifatnya pribadi dan intim dengan tulisan tangan yang sangat personal. Membuat kamu merasa lebih dihargai dan hari raya menjadi lebih berarti.
Well, kalau dilihat-lihat, sebenarnya hari kematian internet bukan berarti kiamat. Kita mungkin akan merasa kesusahan karena internet sudah membuat kita mudah dalam banyak hal, tapi di lain sisi juga, nilai-nilai kehidupan akan menjadi lebih nyata dan lebih mendalam bagi banyak orang.

Semoga kita semua sudah siap apabila hari itu datang...

Organisasi & Metode (Tugas 4)

Record Retention Schedule

pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalan rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihar distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yan perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana da dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperluka lagi.

Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan kepu-tusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage) . Adapun penggolongan records menurut FX Sudjadi adalah sebagai berikut:
1. Records yang tidak penting (nonessential).
2. Records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3. Records yang penting (important).
4. Records yang sangat pentmg (vital).

1. Records yang tidak penting
Records yang tidak penting di sini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu. Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang biasa termasuk ke dalam records ini antara lain :
1. Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas.
2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai.
3. Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, pe-resmian gedung dsb).
4. Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari   (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ).
5. Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2. Records yang tidak dimanfaatkan
            Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa. Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untu mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut suda dapat dimusnahkan. Sedangkan yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat undangan rapat.
b. Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
c. Surat-surat keterangan ijin dan sakit.
d. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

 3. Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupur dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yan^ relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun. Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka records in harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dai memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinue. Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari atau file kabine yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yanj disimpan terjamin. Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bis£ dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang. Yang tergolong ke dalam records yang penting adalah :

a. Dokumen-dokeumen penjualan.
b. Laporan-laporan keuangan.
c. Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
d. Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.

4. Records yang sangat penting.
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya samapai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya peru­sahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau ins­tansi tersebut. Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara baru kemudian sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen reords yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :
a. Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.
b. Surat perjanjian kontrak.
c. Surat-surat asuransi.
d. Surat-surat keputusan.
e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.
f. Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.


Sumber ::http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab7_record_record_retention_schedule.pdf

Organisasi & Metode (Tugas 3)

FILING

            Pengertian FILING adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang ber-hubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.Dari pengertian tersebut di atas dapat kita simpulkan, Hal yang paling pokok dalam FILING adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah ditemukan kembali. Mengapa suatu FILING diperlukan dalam suatu perusahaan ? Pentingnya suatu FILING dilakukan menyangkut:

 a.    Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang   disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu-waktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kema-juan-kemujuan dan perubahan organisasi. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu-waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyangki t dengan proses pemgambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingg i kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manajer sangat perlu diperhatikan. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manejer yang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. Jangan sampai pada saat ingatan tersebut diperlukan dalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan FILING yang dibuat setepat-tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS.

Papers tersebut antara lain:

- Surat pembayaran barang.

- Surat penerimaan barang.

- Surat hutang .

- Surat asuransi

- Surat penjualan barang.

- Surat pengiriman barang.

- Surat-surat administrasi kepegawaian.

- Sura-surat pembayaran pajak.

- Surat perjanjian perdagangan

- Surat-surat jaminan.

- Laporan- laporan keuangan perusahaan Daftar harga-harga bahan-bahan dasar. dan surat-surat yang lainnya

 Semua surat-surat yang tersebut di atas di samping yang belum termasuk ke dalan surat-surat di atas sangat penting gunanya bagi perusahaan, karena suarat-surat tersebut akan memperlancar jalannya operasi perusahaan baik dalam mengadakan perenca naan masa depan maupun target-target perusahaan yang hendak dicapai sampai dengai masalah dalam pengambilan keputusan.

2.   PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE

 Mengingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers ke dalam file dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin ke-absahannya, kebersihannya maupun keamanannya. Untuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya

1. Sistem penyusunan papers menurut abjad.

2. Sistem penyusunan papers menurut subyek.

3. Sistem penyusunan papers menurut nomor.

4. Sistem penyusunan papers menurut daerah.

5. Sistem penyusunan papers menurut waktu.

1. Menurut Abjad (alphabetical).

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya berdasarkan:

a. Nama orang, nama pendaftar nama mahasiswa, dan sebagainya.

Misalnya : Tanti Edipeni.

Sutanto Permadi Intan Pandanarum

b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Misalnya : - Rotasi jabatan

- Pengunduran diri pegawai.

- laporan Rugi laba, dan sebagainya.

 Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers-papers yang ber-sangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama dise-lipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untuk setiap pergantian nama atau topik ditulis ke dalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya.

2. Menurut Subyek

  Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata-mata abjadnya saja. Misalnya dalam perusahaan dagang maka urutan penyusunan dapat diatur pertama-tama file barang tahan lama, kemudian barang-barang yang tahan sementara wal tu kemudian file barang yang harus cepat habis jual. Jadi berdasarkan masing-masing subyek tersebut untuk kemudian filingnya menurut abjad sesuai dengan ketentuan. Dengan dimasukkannya papers-papers tersebut ke dalam file akan memudahkan kita untuk dengan cepat menemukan file yang dibutuhkan sesuai dengan urutan subyek yang diperlukannya. Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang berbeda) dari masing masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan seperti ini biasanya digunakan untuk papers-papers semacam cek, wese . surat-rurat pembelian dan sebagainya. Misalnya untuk bidang keuangan dan administrasi diberi nomor 3 dan bidang ini terbagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya bagian penerimaan. bagian penjualan dan bagia pemberian kredit, maka nomor-nomor serinya dapat disusun sebagai berikut :

a. Bagian penerimaan

b. Bagian penjualan

c. Bagian pemberian kredit

Dan selanjutnya.

Penomoran tersebut diatas disebut segabai sistem digit, yang sistem ini dimaksudka untuk mempercepat pemrosesan data secara otomatis atau menggunakan komputer. Untu inilah kemudian perkembangan penggunaan komputer untuk data prosesing semaki berkembang.

4. Menurut Daerah

Filing cara ini digunakan pada instansi antau perusahaan-perusahaan yang mempu nyai kantor cabang di daerah. Adapun urutan filingnya dapat dinyatakan sebagai berikut

-      Papers untuk urusan kantor pusat.

-      Papers untuk urusan kantor cabang yang terletak di daerah propinsi.

-      Papers untuk urusan kantor yang terletak di daerah tingkat II. dan| seterusnya.

Dengan sistem file ini sebaikanya menggunakan sistem tabs atau kertas yang menonjol untuk menjadi sekat dengan bagian yang lain. Perlu diketahui bahwa sistem filing dengan cara ini banyak atau luas di pakai dikalangan milker, perpajakan, asuransi perusahaan dagang, penjualan motor dan sebagainya. Manfaat penggunaan sistem file ini dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing- masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja. penghasilan, biaya ataupun perseorangan yang dibu-tuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.

5. Menurut urutan waktu

 Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa sistem ini sangat ditunjang keberhasilaannya dengan memakai sistem tabs. Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagihan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespodensi dan sebagainya. Manfaat sistem ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, berapa jumiahnya dan berapa denda atau biaya yang akan ditanggung dalam jangka waktu pendek. kapan saat mendesaknya dan sebagainya. 

3. PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA

 Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu-waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi. Kalau dulu semua surat yang dianggap penting akan disimpan dalam suatu tempat tertentu maka dengan perkembangan perusahaan tempat yang dibutuhkan untuk penyim¬panan data semakin besar. Oleh karena itu dicari cara yang lebih efisien dalam menyim-pan data yang penting bagi perusahaan. Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyim¬panan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik komputer di mana dengan perkembangan teknologi komputer maka sekarang dapat digunakannya masin-mesin Electronic Data Processing, pita-pita suara, laser disc, compact disc dsb. Dengan mengikuti perkembangan komputer maka dapat diikuti kemudahan-kemudahan yang bisa dilakukan dalam penyimpanan data maupun dalam penemuan data kembali. Hanya saja semua papers dalam suatu filing tidaklah harus disimpan selamanya atau harus disimpan semuanya. Ada batas-batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau per-lukan surat-surat tertentu kita masukkan ke dalam suatu file. Untuk kebijaksanan tersebut yaitu masalah bagaimana penerapan suatu sisten filing benar-benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papers dapat kita pelajari dalam ke-bijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

sumber:: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab6_filing.pdf